Wij willen uw aandacht vestigen op belangrijke vereisten met betrekking tot voedselveiligheidsincidenten, zoals terugroepacties en het uit de handel nemen van producten, hoe u deze beheert en hoe u Certima B.V. hierover tijdig rapporteert en informeert.
Voor voedselveiligheidsincidenten, waaronder: productterugroepingen, het uit de handel nemen van producten en/of terugroepingen op last van officiële instanties in verband met voedselveiligheid en/of voedselfraude, of een bezoek van gezondheidsautoriteiten dat resulteert in meldingen en/of opgelegde sancties, geldt dat Certima B.V. binnen drie (3) werkdagen op de hoogte gesteld moet worden. Ook terugroepacties van producten die buiten de gecertificeerde scope vallen (uitsluitingen), dienen gerapporteerd te worden, aangezien de oorzaak mogelijk verband houdt met producten binnen de gecertificeerde scope.
Om consistente informatie te waarborgen, dienen gecertificeerde klanten het meldingsformulier voedselveiligheidsincidenten van Certima voor IFS en BRC in te vullen.
Dit formulier dient zo snel mogelijk ingevuld en naar Certima verzonden te worden. Houd rekening met de deadlines voor het aanleveren van informatie, zoals hier en in het formulier beschreven. Het formulier moet worden gebruikt wanneer een incident heeft plaatsgevonden dat invloed kan hebben op de voedselveiligheid, kwaliteit of wettelijke conformiteit, en dus kan resulteren in een voedselveiligheidsincident — zowel voor IFS- als BRC-gecertificeerde bedrijven. Terugroepingen van producten buiten de gecertificeerde scope dienen eveneens gerapporteerd te worden, aangezien er mogelijk een verband is met producten binnen de gecertificeerde scope.
De basisinformatie (secties 1 t/m 17) dient binnen de eerder genoemde 3 werkdagen na bekendmaking van het incident te worden ingevuld en ingediend. De root cause-analyse en de corrigerende/preventieve maatregelen (secties 18 t/m 22) dienen binnen 5 kalenderdagen na de datum van het incident te worden aangeleverd, via de bewerkfunctie van het oorspronkelijke meldingsformulier dat u na inzending per e-mail ontvangt.
Alle verplichte velden dienen volledig te worden ingevuld en ondersteund met objectief bewijs uit het voedselveiligheidsmanagementsysteem (FSMS), anders kan het formulier niet worden ingediend. Objectief bewijs kan bestaan uit e-mails (schriftelijke communicatie), gescande traceerbaarheidsdocumenten of screenshots, notulen van vergaderingen, opleidingsregistraties, geüpdatete procedures, vernietigings- of verwijderingsrapporten van getroffen producten, enz. Bewijsmateriaal en testrapporten van terugroepoefeningen dienen gestuurd te worden naar: recall@certima.org.
Een incidentmanager van Certima zal de ingediende informatie en eventuele aanvullende documenten beoordelen en evalueren of het incident op bevredigende wijze is afgehandeld en of het certificaat gehandhaafd kan blijven. Alle informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld, maar zal worden gerapporteerd aan de scheme-eigenaren, conform hun meldingsprotocollen voor voedselveiligheidsincidenten. De informatie wordt op verzoek ook gedeeld met de accreditatie-instanties.
Uittreksel uit de IFS- & BRC-vereisten betreffende voedselveiligheidsincidenten – 07.07.2023